Oferta Kontakt
nie zalogowano

Poradnik organizatora

Efektywny Event Manager

Niby jesteśmy ciągle zapracowani, niby zajęci od rana do nocy, a nadal zaskakuje nas termin oddania prezentacji, projektu etc. Temat szczególnie znany event managerom. Realizujecie milion projektów jednocześnie. Organizacja szkoleń, konferencja dla branży farmaceutycznej, a tu nagle wpada obsługa targów motoryzacyjnych!

Czujesz się zmęczony po całym dniu, a jednocześnie niewiele zadań zakończyłeś.

Jak nie ulec "przeszkadzaczom" i jak efektywnie zarządzać swoim czasem pracy?


Co zrobić żeby nie zasilać grupy osób "W CIĄGŁYM NIEDOCZASIE"?
Zastosujcie się tylko do 6 poniższych porad, a zaoszczędzicie mnóstwo czasu i nie będziecie zabierali pracy do domu!

Nie chodź na spotkania! Brzmi przewrotnie, prawda? Ale to pozwala zaoszczędzić wiele godzin w tygodniu. Oczywiście niektóre spotkania są niezbędne. Prezentacja u klienta, wizja lokalna miejsca na event-wiadomo, musisz być! Ale jest masa spraw, które można swobodnie załatwić mailowo lub przez telefon. Zyskujesz czas poświęcony na spóźnialskich uczestników, albo aż każdy zrobi sobie kawę. Nawet nie wspomnę ile czasu zyskasz jeśli nie weźmiesz udziału w spotkaniu poza firmą! Jeśli dostajesz zaproszenie na meeting-sprawdź temat i czy Twoja obecność jest konieczna. Szczególnie w większych firmach zaproszenia na wiele spotkań otrzymuje się "z automatu" bo było się na liście mailingowej itp. Z naszych korporacyjnych doświadczeń wiemy, że plaga "przegadajmy to na spotkaniu" zalewa rzesze pracowników. Zapewne Ci dziwią się, że ciągle brakuje im czasu?

Kalendarz Twoim przyjacielem. Niby oczywista oczywistość, jednak zaniedbywana. Czytelny kalendarz to podstawa, niezależnie czy jest w formie elektronicznej czy papierowej. Zapisuj dokładnie zadania na dany dzień, odhaczaj te zrealizowane. Do kalendarza zaglądaj regularnie. Notatki powinny być szczegółowe i zawierać konkretne informacje. Jeśli np. wpiszesz "spotkanie - konferencja dla branży farmaceutycznej" to gdy nadejdzie dzień spotkania, zmarnujesz mnóstwo czasu na szukanie w pamięci lub mailach miejsca spotkania etc. Pamięć bywa zawodna, a poszukiwania pochłoną czas.
Zapisz konkretną informację z adresem i danymi osoby, z którą się spotykasz. Zaoszczędzisz czas, a poza tym zapisywanie informacji pozwala oczyścić myśli i skupić się tylko na realizacji celów.

Nie odbieram telefonów w trakcie zadań wymagających skupienia. Wiem, że na początku będzie trudno. Ale szybko zauważycie, ze ma to sens! Przeskakiwanie z zadania na zadanie marnuje bardzo dużo czasu. Głowisz się nad rozliczeniem targów motoryzacyjnych. Dzwoni telefon. Krótka rozmowa. Koleżanka prosi o przesłanie logo. Ma tylko wersję zamkniętą, a do druku potrzebuje...no, no 3 minutki zajęła tylko. Otóż wcale nie trzy.
Podobno potrzeba aż 15-20 minut, by wrócić do poprzedniego zadania w 100%. Krótka rozmowa, a demoluje Twój plan pracy. Jeśli tych telefonów jest kilka, nie masz szansy na skończenie zadania w terminie. Zatem, nie odbieraj telefonów przez godzinę. Skup się na pracy. Jak skończysz - oddzwonisz.

Porządek na biurku. W zarządzaniu czasem ważne jest nie tylko utrzymanie porządku w planowanych zadaniach. Ważne jest również
by zachować go w swoim otoczeniu. W dobie internetu, Twoim biurkiem może być również pulpit komputera. Segreguj, porządkuj, odkładaj na miejsce. Czyste biurko pozwala poukładać myśli i skupić się na realizowanych zadaniach! 

Checklisty.  Organizacja szkoleń to dla Ciebie przysłowiowy "piece of cake". Wynajęcie sal, zapewnienie rzutników, flipchartów, przerwy kawowe, parkingi...ale gdy masz kilka zleceń jednocześnie, do tego bardziej złożonych, nawet tak banalne rzeczy mogą wypaść z głowy. Polecam checklisty! Serio. Przy prowadzeniu wielu projektów jednocześnie mają sens! Poszczególne punkty przypomną o niezbędnych czynnościach. Można również odnotować etapy prac, terminy etc.

Rób przerwy! Jeśli pracuje się nad czymś bardzo intensywnie, po godzinie koncentracja spada. Nie bez powodu lekcje w szkole mają 45 minut,
a w podstawach wystąpień publicznych stoi, co 40-50 minut rozluźnij atmosferę żartem :):):) Jak to się ma do efektywności i oszczędzania czasu?
Po przerwie wszystko okazuje się nagle dużo prostsze, a pomysły same wpadają do głowy.

Dlaczego warto wprowadzić te małe zmiany do swojego pracowniczego życia? Oczywiście by nie marnować czasu. By codzienny wysiłek nie szedł na marne. By dotrzymywać terminów i być postrzeganym jako osoba solidna. Pamiętajcie, zła organizacja wpływa na opinię nie tylko o nas, ale również naszych kolegach i współpracownikach!

Wyszukaj na skróty

Obiekty w największych miastach:

Warszawa (208) Kraków (144) Poznań (100) Trójmiasto (96) Wrocław (76) Gdańsk (57) Zakopane (45) Łódź (43) Lublin (42) Katowice (34) Bydgoszcz (29) Karpacz (26)

Makroregiony:

centrum (860) południe (818) północ (507) zachód (306) wschód (225)

Konferencje według miast:

Zakopane  (1)

Konferencje według kategorii:

rozwój osobisty  (1)

Usługi według kategorii:

Rekreacja i sport  (93) Obsługa techniczna  (68) Personel  (65) Wyposażenie wnętrz i plenerów  (54) Rozrywka  (53) Transport  (38) Organizatorzy  (32) Muzyka  (28) Atrakcje lokalne  (25) Catering  (23) Gadżety  (5) Szkolenia  (4) Internet  (4) Inne  (2) Informacja Turystyczna  (1)

Pakiety promocyjne według miast:

Kraków  (13) Kudowa Zdrój  (12) Warszawa  (11) Mielno  (11) Poznań  (9) Serock  (9) Kołobrzeg  (9) Żelechów  (8) Srebrna Góra  (8) Konin/ Licheń Stary  (8) Gniew  (7) Kromerowo  (7) Opalenica  (7) Ustka  (7) Kazimierz Dolny  (6) Jedwabno  (6) Szczawnica  (6) Gdańsk  (5) Starachowice  (5) Słubice  (5) Dźwirzyno  (5) Gietrzwałd  (5) Sopot  (4) Cisiec/k. Węgierska Górka  (4) Rawa Mazowiecka  (4) Białowieża  (4) Zakopane  (4) Gdynia  (3) Trzcianka  (3) Konstancin-Jeziorna  (3) Trojanów  (3) Andrychów  (3) Stare Sady  (3) Krynica-Zdrój  (3) Mikołajki  (3) Władysławowo  (3) Murzasichle  (3) Zegrze  (3) Stopnica  (3) Kędzierzyn-Koźle  (2) Boszkowo-Letnisko  (2) Giżycko  (2) Jastrzębia Góra  (2) Gdańsk Sobieszewo  (2) Wieliczka  (2) Mrągowo  (2) Ciechocinek  (2) Spychowo  (2) Zalesie  (2) Turzno k. Torunia  (2) Bronisławów  (1) Spała  (1) Piwniczna Zdrój  (1) Kielce  (1) Polanica-Zdrój  (1) Świeradów Zdrój  (1) Gdynia/Rumia  (1) Baranów Sandomierski  (1) Wrocław  (1) Worliny  (1) Toruń  (1) Łąkomin  (1) Szczyrk  (1) Białka Tatrzańska  (1) Bydgoszcz  (1) Unieście  (1) Cierpice  (1)