Jak napisać skuteczny BRIEF EVENTOWY?

Niezależnie czy na Twojej głowie będzie organizacja konferencji, uroczysta gala czy spotkanie integracyjne działu sprzedaży- jeśli możesz wesprzeć się firmą zewnętrzną- brief będzie niezbędny.

Co to właściwie jest BRIEF? Jak go napisać i co powinien zawierać?

Jedno jest pewne i godne podkreślenia; to istotny dokument, który odgrywa niezwykle ważną rolę w komunikacji z agencjami eventowymi.
Część osób twierdzi, że istotny tylko w początkowej fazie-ja zaryzykuję stwierdzenie, że źle napisany brief może "położyć się cieniem" na całej imprezie.

Ale tego nikt by nie chciał! Ani Zlecający, ani tym bardziej agencja eventowa!

BRIEF EVENTOWY to dokument, który krótko opisuje założenia zlecanego eventu (konferencja, gala, prezentacja produktu, otwarcie nowego budynku etc.) Zawierać powinien podstawowe informacje, ogólne wymagania odnośnie eventu i jego celów.

1. Krótki opis firmy- informacje te pozwolą agencji eventowej na dopasowanie charakteru imprezy do Twojej firmy. Wystarczy nawet informacja o branży,
w której działasz!

2. Czas i miejsce eventu - jeśli masz już wybrany termin to wskaż go w briefie. Dobrze jeśli zarysujesz agendę. Jeśli nie, napisz czy preferujesz dni tygodnia roboczego czy weekend. Może jakiś przedział czasowy? Ta sama zasada dotyczy miejsca planowanego eventu. Jeśli masz już wybraną przestrzeń, albo podobają Ci się obiekty w danym klimacie-wspomnij o tym w briefie. Agencja zaproponuje Ci miejsca, które będą spełniały Twoje oczekiwania. Nie masz preferencji? Napisz np. czy zależy Ci na hotelu 3 czy 5 gwiazdkowym! Jesteśmy pewni, że agencja eventowa znajdzie coś świetnego niezależnie od ilości "gwiazd na nieboskłonie" :)

 3. Cele imprezy - określ założenia i typ eventu. Czy to część większej kampanii promującej produkt, a może jedno z działań HRu mające na celu zintegrowanie pracowników. Nawet jeśli celem jest "aż i tylko" dobra zabawa i odstresowanie uczestników-napisz o tym w briefie!

4. Grupa docelowa - podaj ilość uczestników. Określ dodatkowo kto będzie uczestnikiem. Pracownicy, klienci, dziennikarze? A może same osoby 60+?
Dzięki sprecyzowaniu kto będzie uczestnikiem eventu, agencja będzie mogła bardzo skrupulatnie wycenić catering ale również dobrać atrakcje wieczorne. Warto również zaznaczyć w briefie, jeśli uczestnikami eventu mają być grupy wymagające szczególnej uwagi lub zaplecza czyli np. dzieci, osoby niepełnosprawne.

5. Budżet - dobry brief eventowy musi zawierać choćby ogólnie zarysowany budżet. Znana jest nam praktyka, gdy zleceniodawca nie podaje budżetu imprezy. Uwierz, to tylko wydłuża proces planowania. Dzisiaj możliwości techniczne i kreatywne agencji są nieograniczone! (albo może trafniej będzie jeśli napiszę, że są ograniczone tylko budżetem ;) ) Zatem by wykonawca wiedział, jakie ma realnie możliwości kreacji, warto o budżecie wspomnieć. Sprecyzowanie ram finansowych, daje agencjom możliwość zaproponowania najbardziej skutecznych i unikalnych narzędzi, skrojonych specjalnie dla Twojej firmy i w ramach Waszych możliwości. Jeśli za ukrywaniem budżetu stoi chęć zaoszczędzenia-podaj kwotę ciut niższą niż posiadasz. Gdy spodoba Ci się dodatkowo zaproponowana atrakcja-po prostu ?odkryjesz? co masz w zanadrzu.

6. Uwagi, dodatkowe informacje - to miejsce by wspomnieć np. o tym czego na pewno na swoim evencie nie chcesz. Może są atrakcje i artyści którzy już się znudzili? Jako firma nie akceptujecie rocka ale chętnie spotkacie się z gwiazdami country? A może chcecie, by impreza koniecznie odbyła się na mazurach! Warto wspomnieć o tym w briefie. Nie zabije to kreatywności agencji, a pomoże jedynie obrać dobry kierunek.

7. Kontakt- wskaż osobę uprawnioną do kontaktu z oferentami. W procesie tworzenia koncepcji, przedstawiciele agencji eventowych będą zapewne mieli kilka pytań. Wskazanie konkretnej osoby usprawni komunikację.

Oczywiście w zależności od tego czy brief dotyczy zorganizowania konferencji prasowej, szkolenia czy promocji nowego produktu, pojawią się w nim dodatkowe punkty.
Pamiętaj jednak, że brief to z założenia KRÓTKI dokument!

Uff, masz już brief eventowy. Połowa sukcesu! Teraz trzeba go rozesłać do agencji eventowych. Ale do ilu i jakich, to już materiał do następnego poradnika. 

CDN.