Mobile w służbie konferencji

24-02-2014

Nie sposób przeoczyć jak zmieniają się trendy konferencji i kongresów. Dziś oprawa jest równie ważna w odbiorze wydarzenia jak sama jego treść. Kto dziesięć lat temu pomyślałby o wykorzystaniu internetu na tak szeroką skalę, ekranach bezszwowych czy o streamingu? Dziś już nikogo to nie dziwi.
Najnowszym kierunkiem związanym z cyfrową rewolucją jest pojawienie się aplikacji tworzonych na telefony uczestników, które ułatwiają odbiór wydarzenia. Rozwiązanie jest tak popularne i praktyczne, że na zachodzie wypiera drukowanie materiałów konferencyjnych. Agenda, opis wykładów i prelegentów jest standardem. Czego od takiego rozwiązania oczekiwać, żeby nie było jedynie elementem oprawy, ale też narzędziem pracy?

Dobra aplikacja to intuicyjna aplikacja

Poruszmy kwestię prostoty obsługi, już nie tylko dla samych uczestników (kto z nich chciałby korzystać z narzędzia, którego nie potrafi obsłużyć?), ale zwłaszcza dla organizatorów. Wszyscy wiemy, że plan konferencji może zmienić się z dnia na dzień, czasami nawet z godziny na godzinę. Nie będzie to dużym kłopotem, jeśli nie dzieje się to w dniu konferencji. Co jeśli pech sprawi, że prelegent spóźni się dość mocno i sprawa wychodzi na jaw chwilę przed wykładem? Zamiast biegać od sali do sali, dużo łatwiej jest wyciągnąć telefon i samodzielnie zaktualizować plan, który już w tej samej chwili jest dostępny z poprawkami dla wszystkich. Co jeśli w lobby wykładowca wspomina, że chyba wkradł się błąd w jego nazwisko, bo nazywa się przecież Kotas, przez “o”… Przykłady można mnożyć bez końca.
Zwróćmy uwagę na to, że część aplikacji jest stworzona tak, że bez odpowiedniego przeszkolenia, praktycznie nikt nie jest w stanie zmienić danych, a ich szybka edycja jest niemożliwa. Zmniejsza to samodzielność organizatora i uzależnia go od pomocy dostawcy rozwiązania. Dużym problemem jest fragmentacja rynku. Wszyscy słyszeli o jakichś iPhonach, Androidach i Windowsach. Trzeba zadbać o wsparcie dla każdego z uczestników, żeby nie czuł się pominięty, co często mnoży to koszty. Warto przeanalizować wybór aplikacji też przez ten pryzmat.

Jakie możliwości otwierają się przed organizatorem używającym aplikacji mobilnych dla konferencji?

W  tym miejscu możemy sobie zadać pytanie “Co daje taka aplikacja oprócz dodatkowych obowiązków?” Niektóre rozwiązania oprócz swojej podstawowej funkcjonalność - przekazywania informacji, mogą je także zbierać. Pierwsza myśl - ankiety, tak to jest możliwe, ale to nie wszystko. Spójrzmy na Google - to potężna korporacja dla której walutą jest informacja. Wykorzystuje ją chociażby w reklamach - lepiej dopasowanych do konkretnego użytkownika. Dziś można wykorzystać ich narzędzia i jak ta firma dopasować swoją konferencję do odbiorcy..

Pamiętajmy o sponsorach, bez których żadna konferencja nie może się odbyć. Pełnią rolę mecenasów wspierających organizację takich wydarzeń. Przekonanie jak największej ich ilości do swojej inicjatywy jest kluczowe dla organizatora. W zamian często oferuje się im pakiet sponsorski, który stanowi ich promocję. Najpierw warto odpowiedzieć sobie na pytanie, ile reklam i banerów w drodze do pracy zauważam? Może uda się kilka wymienić? A kilkanaście? Po drodze mijamy ich kilkadziesiąt, takie są fakty. Jesteśmy atakowani reklamami zewsząd, a nasz mózg się na to uodparnia i ignoruje, powstaje efekt tak zwanej ślepoty reklamowej. Same plakaty i ulotki to niestety już za mało. Jak pokazują najnowsze badania dotyczące e-commerce, albo jak kto woli, badania dotyczące handlu elektronicznego, efekt ślepoty reklamowej najmniej dotyczy rynku rozwiązań mobilnych. Skuteczna i nienachalna promocja firm, bez których nie odbyłaby się konferencja to także istotny element w aplikacji dla konferencji.

Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy udało mi się zgromadzić wszystkich, którzy chcieli w konferencji uczestniczyć? Niestety, jestem przekonany, że nie! Nie zawsze każdy znajdzie i czas i pieniądze. Dlaczego nie wyjść takim osobom na przeciw i albo umożliwić im pseudo-uczestnictwo, albo pokazać, że naprawdę warto myśleć z wyprzedzeniem i zorganizować sobie parę dni wolnego. Większość organizatorów dba o to, żeby uwiecznić wydarzenie, dlaczego przy okazji nie rozwiązać problemu tych, którzy nie mogli się z różnych powodów pojawić i nadać część wykładów na żywo? Proszę, teraz możesz oglądać relację na ekranie swojego smartfona, wszędzie.

“Jeden by rządzić nimi wszystkimi”, czy może jedna by ogarnąć wszystko

Dobra aplikacja mobilna to także narzędzie, za pomocą którego nie tylko stworzymy plan dla telefonów, ale jednym nakładem pracy umożliwi wyświetlenie go na stronie internetowej wydarzenia, wydruk pliku .pdf i wyświetlanie slajdów na ekranie w lobby. Tak, to oszczędza czas, nie, to nie jest czcze gadanie. Wiem z własnego doświadczenia, że potrafi to oszczędzić parę dobrych godzin, których zawsze brakuje podczas organizacji takich wydarzeń.

Nowoczesne rozwiązania, są naszym sprzymierzeńcem, korzystajmy z nich jeśli nie chcemy zostać w tyle i gonić konkurencji. Dobór odpowiedniego narzędzia ułatwi nie tylko odbiór, ale też przygotowanie konferencji.

Artur Chabera, specjalista ds. aplikacji mobilnych, firma Genijusz.

--

Firma Genijusz jest innowacyjnym przedsiębiorstwem opartym na wiedzy. Zajmuje się implementacją produktów ich partnerów, rozwija własne aplikacje. Trzonem jej działalności jest integracja systemów informatycznych, współpracuje z firmą ROC (UK), której pomaga w rozwoju rozwiązania tHRive. W kwietniu 2012 roku została wyróżniona w konkursie o tytuł Poznańskiego Lidera Przedsiębiorczości.