Oferta Kontakt
nie zalogowano

Perfekcyjna organizacja eventu - o czym warto pamiętać?

Perfekcyjna organizacja eventu - o czym warto pamiętać?

Konferencja medyczna, konferencja historyczna, konferencja naukowa - temat spotkania może być różny ale najważniejsza jest perfekcyjna organizacja wydarzenia oraz odpowiedni obiekt.

 

Konferencje historyczne

Organizacja ciekawych konferencji historycznych to wyzwanie dla organizatorów - nie tylko pod względem logistyki, ale również samej oprawy, aby nie przypominały kolejnego muzealnego wykładu czy lekcji historii. Nie chodzi też o to, aby przesadzić z ilością multimedialnych atrakcji czy punktów, jakie mają być zrealizowane podczas tego przedsięwzięcia, nie wspominając o ich spójnym zakresie tematycznym. Raczej o to, aby tematyka wykładów była ciekawa, uwzględnić odpowiednią ilość punktów oraz przerw, a także na bieżąco moderować przebieg konferencji. Przyda się ponadto trochę elastyczności na wszelki wypadek, gdyby plan "A" na jakimś etapie zawiódł.

Organizacja konferencji - czyli o czym nie zapomnieć?

Biorąc pod uwagę, że organizacja konferencji to szereg detali, warto ułożyć plan działania, aby o niczym ważnym nie zapomnieć. Jeśli budżet na to pozwala, lepiej do tego zadania zaangażować firmę, która się w tym specjalizuje. Koszt też zdeterminuje wszystkie działania. Duży fundusz pozwala na większą swobodę w planowaniu. W przypadku mniejszego można spróbować pozyskać sponsorów związanych z branżą. Ich udział w konferencji będzie dodatkową formą reklamy.

Zanim podejmiemy wszystkich uczestników w Poznaniu, Warszawie, Krakowie, Wrocławiu czy w jakimkolwiek innym mieście, warto odpowiednio wypromować to przedsięwzięcie. Wstępna rejestracja to kolejna forma, aby już wcześniej zapewnić sobie frekwencję, a jednocześnie nagłośnić konferencję.

Elementem przyciągającym jest nie tylko sama tematyka, ale również prelegenci oraz forma, w jakiej podzielą się swoją wiedzą z uczestnikami spotkania. Poza częścią naukową stałym elementem na konferencjach są atrakcje. Mogą do nich należeć zarówno gry terenowe (miejskie) czy sportowe wyzwania, jak i coś bardziej dla duszy i ciała w jednym, czyli zabiegi SPA, degustacja win itp. Ciekawym pomysłem są również wieczory tematyczne. Być może tematyka przewodnia konferencji również będzie nadawała się do tego, aby w oryginalny sposób ją uatrakcyjnić.  

Nie można także zapomnieć o cateringu, który powinien uwzględniać jedzenie dla osób, które są wegetarianami, trzeba mieć na uwadze również alergików pokarmowych. Tego typu pytania najlepiej zawrzeć w formularzu rejestracyjnym.

konferencje w Polsce

Idealne miejsca na konferencje historyczne

W naszej ofercie znaleźć można wiele miejsc na terenie Poznania, Warszawy, Krakowa, Wrocławia i innych miast idealnie nadających się na organizację konferencji historycznych. W zależności od pomysłu mogą to być zarówno zabytkowe zamki, pałace, wille, dworki, muzea pełniące na co dzień funkcje obiektów szkoleniowo-konferencyjnych, jak i nowoczesne hotele czy centra kultury. Z pewnością w tym przypadku będzie liczyć się nie tylko łatwy dojazd, odpowiednia ilość miejsca dla uczestników, kwestia dostępności miejsc noclegowych oraz atrakcji, jakimi można wzbogacić harmonogram naukowego spotkania. Z pewnością warto tu pozytywnie zaskoczyć zapraszanych gości, którzy wówczas długo będą wspominać daną konferencję i być może planować udział już w kolejnej. Odróżnić ją od innych, poprzez atrakcyjną lokalizację czy salę konferencyjną? Czemu nie!

Konferencje medyczne

Jedną z branż, która bardzo często organizuje konferencje tematyczne, jest branża medyczna. Obejmuje niezwykle szeroką tematykę ? począwszy od chorób, sposobów ich diagnostyki oraz leczenia aż po rozwiązania organizacyjne w zakresie prowadzenia placówek zdrowotnych. To świetna okazja do tego, aby przedyskutować określone problemy, spróbować je rozwiązać, podzielić się swoimi doświadczeniami czy skonsultować nowości na rynku. Organizacja konferencji medycznych w Krakowie, Poznaniu, Warszawie, Wrocławiu czy w innych zakątkach Polski to także sposób na to, aby poznawać osoby z branży i nawiązać kontakty zawodowe. Skupiają bowiem zazwyczaj bardzo wyjątkowe środowisko, które na co dzień tworzą profesorowie, naukowcy, lekarze, nierzadko również przyjeżdżający zza granicy i mający na swoim koncie doniosłe dokonania w medycynie. To wielkie wyzwanie dla prelegentów, którzy podczas takich spotkań zbierają punkty lub certyfikaty, jak również mają szansę zaprezentować swoje badania naukowe. 

Te przedsięwzięcia zazwyczaj oznaczają wiele korzyści dla podmiotów, które wcielają się w rolę organizatora. Najczęściej też ich świadkami są media, dzięki którym można nie tylko nagłośnić samo przedsięwzięcie, ale także zrobić dobry PR.  

konferencje w Polsce

Prestiżowe wydarzenie, czyli miejsce ma znaczenie

Uczestnicy konferencji medycznych często traktowani są jako klienci biznesowi. Dlatego przy wyborze miejsca, w jakim ma odbyć się to wydarzenie, warto wziąć to pod uwagę. Szukając ośrodka przygotowanego do świadczenia usług konferencyjnych czy to na terenie Poznania, Warszawy, Wrocławia czy Krakowa lepiej rozglądać się za profesjonalnymi ofertami w tym zakresie. Tych na naszym portalu wyszukać można bardzo wiele. Już dawno tego typu przedsięwzięć nie organizuje się w placówkach medycznych. Dziś stawia się np. na hotele czy nowoczesne centra konferencyjne. Liczy się odpowiednia ranga oraz obsługa w bardzo szerokim znaczeniu - od momentu przyjazdu uczestników, ich rejestracji aż po zakwaterowanie oraz późniejszą opiekę serwisową.

Ponadto konferencje medyczne to zazwyczaj wydarzenia, które nie tylko trwają kilka dni, ale przyciągają bardzo dużą liczbę osób. Dlatego wybierając miejsce, trzeba mieć na uwadze obiekt, który jest w stanie sprostać tym wyzwaniom. 

Atrakcyjny wyjazd służbowy

Dobra organizacja konferencji oznacza także zadbanie o to, aby pomiędzy przerwami w poszczególnych panelach, jak również po zakończeniu każdego dnia, nie zabrakło atrakcyjnych rozrywek. To wówczas najczęściej w kuluarach trwa nawiązywanie kontaktów, wymiana zawodowych doświadczeń. To także czas na to, aby zrelaksować się po wielogodzinnym zgłębianiu wiedzy medycznej. Dlatego konferencje medyczne, podobnie jak inne tego rodzaju wydarzenia powinny mieć zapewnione także programy towarzyszące. W części rekreacyjno-rozrywkowej można zaproponować np. wycieczki po okolicy lub zwiedzanie konkretnych obiektów w danej miejscowości. W zależności od specyfiki klienta i dynamiki grupy uczestników konferencji rozwiązaniem będą także inne atrakcje. Mogą to być koncert, elegancki bankiet czy wytworna kolacja lub pokaz sommelierski (połączony z degustacją).    

Konferencje naukowe

Przy organizacji takich wydarzeń jak konferencje naukowe najważniejsza jest ich wartość merytoryczna. Mają bowiem przede wszystkim wymiar wydarzeń służących wymianie wiedzy, doświadczeń i inspiracji środowiska naukowego. Wyróżniać je powinien wysoki poziom merytoryczny oraz obecność specjalistów w swojej dziedzinie, którzy wiedzą, co i w jaki sposób chcą przekazać uczestnikom spotkania. Każdy wykład (bądź inna forma prelekcji) musi być nie tylko bogaty w wiedzę, ale również zaprezentowany w ciekawej oprawie oraz zachęcać do podjęcia dialogu (dyskusji). Przyda się tu z pewnością sprzęt multimedialny, aby poza informacjami przekazanymi słownie, poprzeć je także obrazem.

konferencje w Polsce

Profesjonalne i kompleksowe zaplecze organizacyjne

Przy organizacji konferencji naukowych najlepiej pod uwagę wziąć miejsca, które mają profesjonalne i kompleksowe zaplecze organizacyjne w tym zakresie. Co to oznacza w praktyce? Ważnym aspektem będzie tu posiadanie specjalnie do tego przygotowanych pomieszczeń, takich jak np. sale/aule konferencyjne z odpowiednim wyposażeniem technicznym (nagłośnieniem, oświetleniem, sprzętem multimedialnym itd.). Przeglądając naszą bazę, znaleźć można wiele propozycji centrów kongresowo-szkoleniowych, konferencyjnych w takich miejscach, jak np. Warszawa czy Wrocław, czy też willi, pałaców lub innych obiektów o charakterze hotelowym na terenie Poznania, Krakowa itd., w których także nie brakuje tego typu rozwiązań. Przy założeniu, że konferencja naukowa ma trwać kilka dni, niezbędne będzie wyszukanie miejsca, które zapewni miejsca noclegowe. Jeśli natomiast wydarzenie zaplanowane jest na jeden dzień, z powodzeniem można je zorganizować np. na uczelni.

Bez względu na czas trwania - ważnym elementem organizacyjnym jest zawsze zapewnienie wygodnych połączeń komunikacyjnych. Sprawdzą się więc lokalizacje przy dworcach kolejowych, autobusowych czy pętlach tramwajowych.  

Ważną częścią konferencji naukowych są często dyskusje, jakie toczą się już po zakończeniu wszystkich punktów spotkania. Warto wówczas zadbać o to, aby uczestnikom udostępnić małe salki konferencyjne lub inne podobne miejsca do tego. 

Odpowiednia dawka wiedzy

Nadrzędnym celem konferencji naukowych, poza jasno określonym zakresem tematycznym, jest pozostawienie u uczestników jak największej ilości wiedzy oraz wątków do przemyśleń i dyskusji. Przydatną rzeczą będą więc materiały naukowe jako pamiątki po tym wydarzeniu, które będzie można wykorzystać w późniejszej pracy zawodowej. Sprawdzą się nie tylko te w formie papierowej, ale także prezentacje czy inne multimedialne rozwiązania. 

Przy ocenie konferencji naukowych liczy się więc miejsce, w jakim zostały przeprowadzone. Ich inicjatorzy nie powinni mieć jednak problemu ze znalezieniem na terenie Warszawy, Wrocławia, Poznania czy Krakowa obiektów, które spełnią wymagania potrzebne do zorganizowania takich wydarzeń nawet na kilkaset czy kilka tysięcy osób. Liczyć się będzie ponadto ich jakość merytoryczna oraz obsługa elity naukowej. Ta ostatnia dotyczy nie tylko kwestii rejestracji uczestników, ale także ich zakwaterowania, zapewnienia im wyżywienia czy dodatkowych atrakcji, które mogą być odskocznią dla naukowej tematyki.

--

Oto linki do obiektów wg różnych kategorii:

historyczne

luksusowe

unikalne obiekty

kameralne

industrialne

designerskie

w Warszawie

w Krakowie

w Poznaniu

w Katowicach

we Wrocławiu

w Łodzi

centrum konferencyjne

centrum targowo-kongresowe

 

Zachęcamy także do samodzielnego ekspolorowania bazy poprzez kryteria. Pomoc w znalezieniu obiektu można także uzyskać po przez live czat. Zapraszamy.

 

 

Wyszukaj na skróty

Obiekty w największych miastach:

Warszawa (184) Kraków (106) Poznań (102) Trójmiasto (96) Wrocław (61) Gdańsk (54) Łódź (44) Lublin (37) Zakopane (35) Szczecin (26) Katowice (26) Karpacz (24)

Makroregiony:

centrum (767) południe (714) północ (445) zachód (241) wschód (201)

Konferencje według miast:

Konferencje według kategorii:

Usługi według kategorii:

Rekreacja i sport  (107) Obsługa techniczna  (83) Personel  (71) Atrakcje lokalne  (62) Wyposażenie wnętrz i plenerów  (55) Rozrywka  (54) Transport  (40) Catering  (31) Muzyka  (30) Organizatorzy  (27) Gadżety  (6) Szkolenia  (4) Internet  (4) Warsztaty tematyczne  (3) Inne  (3)

Pakiety promocyjne według miast:

Żelechów  (6) Gdynia  (3) Busko-Zdrój  (1) Wiązowna  (1) Częstochowa  (1) Warszawa  (1)

Pakiety promocyjne według kategorii:

Oferty SPA  (6) Romantyczny weekend  (2) Wielkanoc   (2) Wakacje   (1) Pakiety konferencyjne bez noclegu  (1) Pomysł na integrację   (1)