Ustawienie ma znaczenie. Przestrzeń konferencyjna dobrze zaaranżowana

Niezwykłym zainteresowaniem, odkąd pojawił się na confero.pl, cieszy się kalkulator powierzchni. Co to takiego? Proste narzędzie, pomagające określić warunki brzegowe dla sali, uwzględniając rodzaj ustawienia konferencyjnego. Wielu z Was, naszych Klientów, zwraca się do nas z prośbą o wsparcie w ocenie, czy sala sprawdzi się na określone spotkanie. Jakie ustawienie stołów wybrać?

Dlatego dziś, przypomnimy czym charakteryzują się poszczególne ustawienia konferencyjne. Ale najpierw kilka uniwersalnych zasad.

Organizując spotkanie, starasz się zagwarantować uczestnikom najlepszą przestrzeń. Do pracy, do zabawy, na posiłek czy koncert. Jedną z cech event managerów, powinna być "wrażliwość przestrzenna" jeśli można to tak nazwać :) Musisz wyobrazić sobie, jak dana sala sprawdzi się podczas imprezy. Przeszkodą udanego spotkania może być np. zbyt wiele lub za mało światła. Przy słabym, uczestnicy będą znużeni, zbyt mocne będzie ich rozpraszać. Dlatego warto przeprowadzić próbę oświetlenia, przed przybyciem uczestników. Trzeba zapewnić odpowiednią wentylacje i temperaturę. Dodatkowo, gdy sala sąsiaduje z innymi - musi być odpowiednio wyciszona. "Twoja" grupa będzie pracowała w skupieniu? Sąsiedzi zza ściany nie mogą im przeszkadzać!

Dodatkowo, sprawdź czy w sali nie znajdują się np. słupy konstrukcyjne. 100 m2 przestrzeni może pomieścić zupełnie inną ilość osób niż 100 m2 "poprzetykanych" słupami. Dlaczego? Bo słupy uniemożliwią ustawienie stołów np. w podkowę.

I jak mawiają anglosasi - "last but not least" - nie bierz wymiarów sali podanych przez hotel czy operatora przestrzeni za pewnik. Kto event managerem był choć przez chwilę wie, że drzwi okazują się węższe np. o 5 cm. Oczywiście dokładnie o te 5 centymetrów, umożliwiające wstawienie do sali kluczowego elementu scenografii?

Dlatego zawsze rób wizje lokalne i sprawdzaj rzeczywiste wymiary sali!

Wrócmy do clou - na jakie "usadzenie" uczestników się zdecydować, które będzie odpowednie na szkolenie, a które na lunch?

1. USTAWIENIE KINOWE

Najbardziej klasyczne ze wszystkich ustawień. Ustawienie kinowe, to rzędy siedzeń/krzeseł skierowanych w stronę sceny. Idealne na klasyczne wykłady, które nie wymagają interakcji i w których bierze udział duża liczba osób.

Zalety:

Wszyscy uczestnicy skupiają się na tym, co dzieje się na scenie, prezentacji i prelegencie.

Takie ustawienie pozwala zmieścić w sali maksymalną liczbę uczestników, biorąc pod uwagę dostępną przestrzeń.

Wady:

Konfiguracja nie pozwala na interakcję między uczestnikami.

Uczestnicy w rzędach mają utrudnione wejście i wyjście z sali.

Brak możliwości robienia notatek.

2. USTAWIENIE BANKIETOWE

Zestaw z okrągłymi stołami bankietowymi dla 5 do 12 uczestników, zwykle używany podczas przyjęć galowych i kolacji. Ceremonie wręczenia nagród lub występy artystyczne połączone z kolacją również organizowane są przy ustawieniu bankietowym. Takie ustawienie sprawdzi się, gdy duża grupa musi pracować w mniejszych podgrupach.

Zalety:

Umożliwia interakcję między uczestnikami przy tym samym stole.

Umożliwia robienie notatek oraz podawanie jedzenia i napojów.

Wady:

Utrudniony dostęp do treści prezentowanych na scenie

Konfiguracja nie pozwala na interakcję między wszystkimi uczestnikami (tylko między osobami siedzącymi przy tym samym stole).

3. USTAWIENIE SZKOLNE

Klasyczne ustawienie ze stołami i krzesłami, które pozwala długą pracę podczas spotkania. Pozwala również wykorzystać komputery. Sprawdzi się podczas szkoleń i wydarzeń edukacyjnych.

Zalety:

Wszyscy uczestnicy skupiają się na tym, co dzieje się na scenie/prezentacji

Uczestnicy mają możliwość robienia notatek.

Możliwość podania kawy i przekąsek.

Wady:

Uczestnicy siedzący w rzędach, mogą mieć kłopot z wejściem i wyjściem z sali.

Ponieważ stoliki zajmują więcej miejsca, sala może pomieścić mniej uczestników.

Ograniczona interakcja między uczestnikami.

4 . PODKOWA

Ustawienie ze stołami i krzesłami w kształcie litery U czyli tzw. podkowa. Idealne na szkolenia, seminaria, warsztaty - i wszędzie gdzie na ekranie podczas spotkania będą wyświetlane treści.

Zalety:

Otwarty koniec umożliwia mówcy komunikację z uczestnikami.

Uczestnicy mają możliwość robienia notatek.

Umożliwia komunikację między uczestnikami.

Wady:

Ustawienie zajmuje dość dużo miejsca więc sala pomieści mniej uczestników.

5. Klasyczny stół konferencyjny

Klasyczne ustawienie z prostokątnym lub owalnym stołem i rzesłami, zwyczajowo używane podczas małych spotkań biznesowych i narad.

Zalety:

Takie ustawienie umożliwia bezpośrednią komunikację między uczestnikami.

Umożliwia robienie notatek. Podczas spotkania na stole może stać woda, kawa, przekąski etc.

Wady:

Ograniczona liczba uczestników.

6. Koktajl

Wysokie stoliki koktailowe rozstawione na sali. Takie ustawienie sprzyja nieformalnym rozmowom i nawiązywaniu relacji. Sprawdzi się podczas ceremonii wręczania nagród, imprez tanecznych, czy krótkich prezentacji połączonych zabawą na parkiecie. Takie ustawienie stołów wykorzystywane bywa podczas przerw lunchowych np. w czasie konferencji.

Zalety:

Maksymalna liczba uczestników, biorąc pod uwagę dostępne miejsce.

Umożliwia mieszanie się między uczestnikami.

Wady:

Uczestnicy nie mają możliwości odpoczynku.

Chcesz sprawdzić ile osób zmieści się w sali konferencyjnej przy poszczególnych ustawieniach stołów? Skorzystaj z naszego kalkulatora