7 rzeczy, na które powinieneś zwrócić uwagę organizując event branżowy

Na co należy zwrócić uwagę planując branżowy event? Na pewno na temat spotkania, miejsce, listę gości, lokalizację, catering, infrastrukturę... Lista czynników decydujących o sukcesie wydarzenia jest długa i składa się z powiązanych ze sobą elementów. Aby dokonać właściwych wyborów i przeprowadzić pomyślnie tak rozległe logistycznie wydarzenie jakim jest event branżowy, warto pamiętać o tych 7 krokach.

1. Zdefiniowanie celów eventu i powodów jego organizacji

Pierwszym elementem, z jakim trzeba się zmierzyć planując wydarzenie, jest określenie jego celu i rozpoznanie potrzeb uczestników. Odpowiedzmy sobie na pytania, "Co chcemy osiągnąć?", "Do kogo chcemy dotrzeć?", a następnie oceńmy możliwość zrealizowania tych celów. Jeśli organizujemy event publiczny, tematyka powinna być na tyle ciekawa, by zainteresować nią branżowe media i dostarczyć istotne, obiektywne newsy.

2. Określenie budżetu

Drugim krokiem po określeniu celu wydarzenia jest bardzo dokładne przemyślenie i zaplanowanie wszystkich kosztów związanych z organizacją eventu. Wysokość budżetu ma oczywiście związek z rozmiarem, lokalizacją, wynajmem sprzętu, niezbędną infrastrukturą, wynagrodzeniem dla pracowników itp. Te wszystkie elementy stanowią koszty stałe eventu. Koszty zmienne to zazwyczaj catering, ceny pakietów konferencyjnych (ulotek, teczek, gadżetów), transfery.

Planując termin trzeba wziąć pod uwagę czy nasz event nie koliduje z innymi atrakcyjnymi konferencjami, spotkaniami, które odwrócą uwagę od organizowanego przez nas wydarzenia i zabiorą nam gości

Kiedy przewidzimy koszty, możemy obliczyć, ile powinien kosztować udział w wydarzeniu, by jego organizacja nie przyniosła strat. Koszt możemy ograniczyć szukając sponsora lub odpowiednio korygując plany. Kosztorys jest jednym z najważniejszych dokumentów w czasie przygotowywania wydarzenia, a w jego stworzeniu mogą nam pomóc profesjonaliści, którzy bazując na swoim doświadczeniu doradzą, z których zaplanowanych przez nas elementów możemy śmiało zrezygnować by obniżyć koszty, a jednocześnie wykorzystać cały potencjał eventu. 

3. Wybór terminu

Warto zdać sobie sprawę jak istotną kwestią jest wybór terminu wydarzenia ? w dużej mierze to właśnie od niego może zależeć frekwencja! Planując termin trzeba wziąć pod uwagę czy nasz event nie koliduje z innymi atrakcyjnymi konferencjami, spotkaniami, które odwrócą uwagę od organizowanego przez nas wydarzenia i zabiorą nam gości. Po drugie, bardzo ważna jest pora dnia. Z pewnością najmniej popularny jest poniedziałkowy poranek oraz piątkowe popołudnie.

4. Ustalenie liczby gości

W czasie planowania liczby gości musimy pamiętać, że lista zaproszonych uczestników powinna być maksymalnie zbliżona do tematu eventu i powinniśmy zaprosić tylko osoby realnie nim zainteresowane. Lista gości powinna być nam znana na około miesiąc przed imprezą, by móc zaplanować zakwaterowanie i catering. Trzeba się jednak przygotować na różne sytuacje, ponieważ w ostatniej chwili ważni goście mogą zrezygnować lub przeciwnie, powinno się dla nich znaleźć dodatkowe miejsce.

5. Lokalizacja

Jeśli istnieją ku temu odpowiednie warunki, event można zorganizować w siedzibie firmy, ale pamiętajmy wówczas, że goście zwrócą uwagę na elementy mające bezpośredni związek z firmą (wygląd pomieszczeń, otoczenie budynku, pracownicy itp.) i na ich podstawie mogą zbudować sobie opinię niezależnie od sukcesu samego wydarzenia. Lepszym wyborem jest zorganizowanie eventu branżowego w niezależnym ośrodku konferencyjnym czy w hotelu.

Uniwersalna lista elementów uwzględnianych przy wyborze miejsca obejmuje: dojazd, otoczenie, dostępność lokalizacji dla uczestników oraz miejsca parkingowe

Przy wyborze miejsca powinniśmy kierować się w pierwszej kolejności celem organizowanego przez nas wydarzenia, a następnie zwrócić uwagę na zapotrzebowanie i oczekiwania gości. Uniwersalna lista elementów uwzględnianych przy wyborze miejsca obejmuje: dojazd, otoczenie, dostępność dla uczestników, miejsca parkingowe, zapewnione miejsca siedzące, akustyka sali, wielofunkcyjność i możliwość zaaranżowania na nasze potrzeby.

6. Zaplanowanie części merytorycznej

Wybierając osoby odpowiedzialne za prowadzenie spotkania oraz za prezentacje należy pamiętać, by były doskonale przygotowane merytorycznie, zorientowane w tematyce oraz w przebiegu konferencji i jej celach. Planując program należy uwzględnić podział ról mówców, kolejność ich wystąpień oraz kto odpowiada na pytania gości. W przypadku, gdy w wydarzeniu uczestniczą obcokrajowcy niezbędne jest zatrudnienie tłumacza. Długość prezentacji uzależniona jest od tematyki ? prezentacje na konferencjach specjalistycznych mogą trwać znacznie dłużej niż standardowe 5-7 minut. 

7. Warto korzystać z pomocy

Niezależnie od naszego doświadczenia, warto skorzystać z pomocy odpowiedniej firmy, która nie tylko pozwoli wyeliminować błędy organizacyjne, ale może także okazać się skarbnicą bezcennych pomysłów, które uatrakcyjnią event i na długo zapadną w pamięć uczestnikom.

O swoich doświadczeniach z klientami organizującymi eventy branżowe w sieci hoteli AccorHotels opowiada Paweł Feliszek, reprezentujący Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, odpowiedzialny za współpracę z klientami międzynarodowymi - Niejednokrotnie miałem do czynienia z Klientami, którzy organizowali event po raz pierwszy i wydawało im się, że będzie to przysłowiowa bułka z masłem. Im jednak bliżej było terminu imprezy, tym więcej wątpliwości i niepewności pojawiało się na twarzach osób organizujących dane wydarzenie. Warto zaufać pracownikom, którzy organizują eventy od lat. Od tego jesteśmy, aby w każdej sytuacji wskazywać najlepsze rozwiązania i nie pozwolić, by organizatorów poniosły niepotrzebne emocje.

Organizacja eventu branżowego to skomplikowana logistycznie operacja, ale mając świadomość wymienionych wyżej czynników przygotowania staną się lżejsze, a sukces imprezy gwarantowany.