Oferta Kontakt
nie zalogowano

7 kluczowych zasad organizacji udanej konferencji w Katowicach - poradnik eksperta hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice

5 czerwca

7 kluczowych zasad organizacji udanej konferencji w Katowicach - poradnik eksperta hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice

Sala konferencyjna w hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice

 Sala konferencyjna w hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice


Organizacja konferencji, organizacja szkoleń czy większego spotkania biznesowego może przynieść twojej firmie wiele korzyści. Sukces jednak nie przyjdzie sam, a podczas przygotowań możemy napotkać na liczne przeszkody. Jakub Klimkiewicz, Meeting and Event Manager w hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice, podpowiada na co zwrócić uwagę i jakich błędów unikać.


1. Dobrze zdefiniuj cel spotkania

Cele jakie możemy osiągnąć poprzez organizację spotkania biznesowego powinny wpisywać się w ogólną strategię przedsiębiorstwa. W zależności od naszych potrzeb mogą to być takie aspekty jak:
 

  • budowanie wizerunku marki eksperckiej,

  • generowanie leadów sprzedażowych,

  • zdobywanie nowych kontaktów,

  • rekrutacja nowych pracowników,

  • Public Relations.

Przy wyborze celu, warto jednocześnie określić grono odbiorców, do którego chcemy dotrzeć z komunikatem. Przygotowanie podstawowych informacji o grupie docelowej pozwoli nam na przeprowadzenie efektywnych zapisów na konferencję, a także pomoże w przygotowaniu interesujących treści na prezentację. Jeśli nawiążemy współpracę z mediami i dostarczymy im ciekawe materiały prasowe, możemy liczyć również na bezpłatną publikację naszego komunikatu - mówi Jakub Klimkiewicz, Meeting and Event Manager w hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice. W hotelu w Katowicach odpowiada on za koordynację pakietu Best Meeting, specjalnej oferty konferencyjnej Best Western, największej sieci hotelowej na świecie.


Sala szkoleniowa w Best Western Premier Hotel Forum Katowice

Sala szkoleniowa w Best Western Premier Hotel Forum Katowice


2. Wybierz atrakcyjną lokalizację

 

  • Jeśli chodzi o wynajem sal konferencyjnych, to główną myślą, która powinna nam towarzyszyć jest lokalizacja hotelu - twierdzi J. Klimkiewicz. - Osoby, które będą zainteresowane tematyką naszej konferencji mogą zrezygnować z udziału tylko dlatego, że nie będą mogły dojechać na miejsce spotkania. Na lokalizację wybierajmy centra konferencyjne, które są łatwo dostępne pod względem komunikacyjnym. Dla uczestników bardzo ważną kwestią jest również dostęp do parkingu, dlatego gościom konferencyjnym udostępniamy bezpłatne miejsca hotelowe przy naszym Forum Kongresowym.

Best Western Premier Hotel Forum Katowice spełnia wszystkie wymogi związane z lokalizacją. Forum Kongresowe znajduje się w bezpośrednim sąsiedztwie Parku Śląskiego i kilka minut jazdy samochodem od ścisłego centrum miasta, gdzie znajduje się m.in. Spodek, centrum handlowe Silesia City Center, Galeria Katowicka przy Dworcu Głównym. Organizacja konferencji w Katowicach, w centrum województwa śląskiego, to idealny wybór dla organizatorów, którzy chcą przyciągnąć uczestników z południa Polski.

 

3. Zaplanuj układ krzeseł
 

Układ krzeseł i stołów podczas konferencji znacząco wpływa na atmosferę i przebieg spotkania. Niedoświadczeni organizatorzy konferencji mogą popełnić błąd i wybrać nieodpowiednią konfigurację. J. Klimkiewicz szczegółowo wyjaśnia tę kwestię:

 

  • Przy większej liczbie uczestników konferencji prowadzonej w formie wykładu polecam klasyczny układ krzeseł: kinowy lub szkolny. Chociaż przyznam, że układ szkolny niektórym uczestnikom może nie przypaść do gustu. Ze względu na podobieństwo do szkolnych ław, goście mogą czuć się przytłoczeni, a przecież zależy nam na ich dobrym samopoczuciu. Organizacja szkoleń czy kameralnych spotkań w formie warsztatu może wymagać specyficznych układów, umożliwiających kontakt wzrokowy z każdym uczestnikiem: układ przy stole typu narada lub układ stołów w kształcie podkowy. Ciekawym rozwiązaniem jest również układ bankietowy, który będzie odpowiedni dla uroczystych gali i pokazów.

 

Organizacja konferencji - układ krzeseł typu ?narada?

Organizacja konferencji - układ krzeseł typu "narada"

 

Wynajem sali konferencyjnej z układem typu narada w Best Western Premier Hotel Forum Katowice

Wynajem sali konferencyjnej z układem typu narada w Best Western Premier Hotel Forum Katowice


Organizacja konferencji w Katowicach - układ bankietowy

 

Organizacja konferencji w Katowicach - układ bankietowy


4. Wybierz hotel na konferencję, który pomoże ci w organizacji
 

Niezależnie od liczby uczestników, organizacja konferencji to złożone przedsięwzięcie. Mikroprzedsiębiorca, który zdecyduje się po raz pierwszy w swojej karierze zorganizować konferencję samodzielnie, może poczuć się przytłoczony natłokiem obowiązków. Coraz częściej organizatorzy delegują zadania, zostawiając wynajem sal konferencyjnych i inne sprawy organizacyjne personelowi administracyjnemu, a na miejscu konferencji pojawiają się sami prelegenci. Sprawne zarządzanie konferencją, to nowa potrzeba klienta, którą hotele powinny uwzględnić w swojej ofercie.

 

  • W naszej kompleksowej ofercie Best Meeting, oddajemy do dyspozycji naszych gości osobistego opiekuna, który zadba o sprawny przebieg spotkania zgodnie z harmonogramem. Osobisty opiekun doskonale zna miejsce, w którym odbywa się konferencja, dlatego dopilnuje również, aby każdy szczegół był dopięty na ostatni guzik i pomoże rozwiązać wszelkie niespodziewane problemy - dodaje J. Klimkiewicz. - Do oferty konferencyjnej Forum Kongresowego w Katowicach wprowadziliśmy również specjalny pakiet rekrutacyjny. To idealne rozwiązanie dla firm, które potrzebują pomocy w przeprowadzeniu złożonego procesu rekrutacji nowych pracowników. W zależności od czasu trwania rekrutacji, oferujemy specjalne udogodnienia dla organizatorów i rekruterów.

5. Wyposażenie sal konferencyjnych - opowiedz dobrze swoją historię

Organizacja konferencji daje organizatorowi niepowtarzalną okazję do przyciągnięcia uwagi szerokiego grona słuchaczy. Powinniśmy zadbać o atrakcyjny dla gości przekaz informacji. Kluczowym zagadnieniem w tej kwestii jest odpowiednie wyposażenie sal konferencyjnych w hotelu.

 

  • Projektor multimedialny czy monitor LCD to sprzęty, które obowiązkowo powinny znaleźć się w ofercie wynajmu sali konferencyjnej. Jeśli hotel nie ma w swoim wyposażeniu tych absolutnie podstawowych rzeczy, nie bierzmy go nawet pod uwagę w początkowej fazie poszukiwań sali konferencyjnej. W hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice oddajemy również do dyspozycji flipchart, który jest bardzo przydatnym narzędziem, kiedy chcemy zaangażować uczestników albo zobrazować im pewne kwestie za pomocą rysunków na tablicy - wymienia możliwości sprzętowe Forum Kongresowego w Katowicach J. Klimkiewicz

 6. Traf do serca klienta przez żołądek
 

  • Przerwy kawowe są obecnie standardem przy konferencjach trwających cztery godziny i więcej, a przy spotkaniach ośmiogodzinnych warto zadbać także o obiad - kontynuuje J. Klimkiewicz. - Uszanujmy potrzeby naszych gości i nie planujmy długich, monotematycznych wykładów. Lepiej podzielić treści jakie mamy przekazać na kilka bloków tematycznych, a pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania, zaprośmy uczestników na przerwę. Na pewno docenią nasze starania o ich dobre samopoczucie.   

W ofercie Best Western Premier Hotel Forum Katowice catering obejmuje kawę powitalną, poczęstunek owocowy, jedną przerwę kawową (istnieje możliwość całodziennej przerwy kawowej) oraz obiad w postaci bufetu konferencyjnego.


Restauracja w Best Western Premier Hotel Forum Katowice


 

7. Nawiąż nowe znajomości

Organizatorzy konferencji mogą popełnić bardzo kosztowny błąd - opuścić salę zaraz po zakończeniu spotkania. Doświadczeni prelegenci wiedzą, że ciekawe i sprawnie poprowadzone spotkanie stanowi jedynie połowę sukcesu.

 

  • Wykorzystajmy szansę na zawarcie nowych kontaktów biznesowych. Podziękujmy każdemu uczestnikowi za przybycie podczas końcowego wręczania certyfikatów. Usiądźmy na chwilę w hotelowym lobby i odpowiedzmy na dodatkowe pytania, które nie padły podczas konferencji. Na terenie hotelu Best Western Premier Katowice mamy specjalną kawiarnię i cocktail bar, gdzie można porozmawiać w spokojnej, miłej atmosferze - podsumowuje J. Klimkiewicz.

Organizacja konferencji w Katowicach, to znakomity pomysł na promocję firmy. Organizatorzy cenią sobie stolicę województwa śląskiego za dobrą dostępność komunikacyjną, ze względu na dostęp do autostrad A1 i A4 czy bliskość lotniska Katowice - Pyrzowice. Forum Kongresowe Best Western Premier Hotel Forum Katowice zapewnia wszelkie udogodnienia, które zapewnią uczestnikom najlepszą jakość spotkania.

 

_________________________________________________________________________
Jakub Klimkiewicz, to Meeting and Event Manager w hotelu Best Western Premier Hotel Forum Katowice. Na co dzień zajmuje się koordynacją pakietu Best Meeting w Forum Kongresowym w Katowicach. Best Meeting, to specjalna oferta konferencyjna, która obejmuje wszystkie hotele sieci Best Western, również te poza granicami Polski. Zapytanie ofertowe na wynajem sali konferencyjnej można składać za pomocą formularza. Organizacja konferencji będzie możliwa we wszystkich placówkach w pobliżu wybranej lokalizacji, które przygotują spersonalizowaną ofertę.


 

 



Wyszukaj na skróty

Obiekty w największych miastach:

Warszawa (184) Kraków (106) Poznań (102) Trójmiasto (96) Wrocław (61) Gdańsk (54) Łódź (44) Lublin (37) Zakopane (35) Szczecin (26) Katowice (26) Karpacz (24)

Makroregiony:

centrum (767) południe (714) północ (445) zachód (241) wschód (201)

Konferencje według miast:

Konferencje według kategorii:

Usługi według kategorii:

Rekreacja i sport  (107) Obsługa techniczna  (83) Personel  (71) Atrakcje lokalne  (62) Wyposażenie wnętrz i plenerów  (55) Rozrywka  (54) Transport  (40) Catering  (31) Muzyka  (30) Organizatorzy  (27) Gadżety  (6) Szkolenia  (4) Internet  (4) Warsztaty tematyczne  (3) Inne  (3)

Pakiety promocyjne według miast:

Żelechów  (6) Gdynia  (3) Warszawa  (1) Busko-Zdrój  (1) Wiązowna  (1) Częstochowa  (1)

Pakiety promocyjne według kategorii:

Oferty SPA  (6) Romantyczny weekend  (2) Wielkanoc   (2) Wakacje   (1) Pakiety konferencyjne bez noclegu  (1) Pomysł na integrację   (1)