Jak obliczyć próg rentowności konferencji ?

Jeżeli nie chcemy dopłacić do konferencji powinniśmy ustalić w jakim momencie przychody pokryją koszty. Mówiąc inaczej, kiedy “wyjdziemy na zero”.

Moment ten jest określany jako próg rentowności /break - even point/
Pomyłka w ustaleniu progu rentowności /PRK/ może oznaczać stos rachunków i wiele przykrości.
Podstawowe elementy procesu kalkulacji to koszty stałe i zmienne.
Koszty stałe /KS/ powstaną niezależnie od liczby uczestników. Koszty zmienne /KZ/
są ściśle związane z liczbą uczestników.

Koszty stałe:
1.Wynajem sal konferencyjnych
2.Wykładowcy /ich zakwaterowanie, podróż, wyżywienie etc./
3.Personel organizujący konferencję
4.Wynajem sprzętu A-V
5.Marketing i PR
6.Oprawa plastyczna
7.Wynajem sprzętu biurowego

Koszty zmienne:
1.Wyżywienie i napoje
2.Zakwaterowanie /opcjonalnie/
3.Pakiety konferencyjne /teczki, ulotki, programy, wydawnictwa/
4.Wynajem paneli na abstrakty
5.Transfery

Nie jest to pełna lista kosztów. Z drugiej strony w miarę rozwoju zainteresowania uczestnictwem w konferencji, część kosztów stałych może się istotnie zmienić.

Posłużmy się przykładem procesu budżetowania cyklicznej konferencji organizowanej przez B.P. Horizon Travel.

Suma kosztów stałych /KS/ wyniosła 280 000 PLN.
Suma kosztów zmiennych /KZ/ na os. wyniosła 1000 PLN.

Przyjęto, że uczestnicy zaakceptują opłatę rejestracyjną /OR/ w wysokości 2000 PLN na os.

Skorzystajmy teraz ze wzoru:
KS : ( OR-KZ ) = liczba uczestników

Czyli:
280 000 : ( 2000 – 1000) = 280 uczestników

Oznacza to, że potrzebujemy 280 płacących uczestników, żeby pokryć koszty konferencji.

Nie wierzycie? To odwróćmy obliczanie:

Koszty stałe + suma kosztów zmiennych = ogólny koszt konferencji.

280 000 + /280 x 1000 zł/ = 560 000 PLN

Jeśli zatem 280 uczestników zapłaci po 2 000 PLN otrzymamy 560 000 PLN.

Jednak nie zawsze wszystko jest tak oczywiste. Prześledźmy sytuację znacznie bardziej złożoną ,aby nasze obliczenia nabrały wiarygodności. Załóżmy, że analiza potencjalnego zainteresowania uczestnictwem wykazała, że można sensownie liczyć jedynie na 100 osób.

Policzmy zatem jeszcze raz:
100 x KZ/1000 PLN = 100 000 PLN

Ogólny koszt konferencji:
100 000 + 280 000 = 380 000 PLN
380 000 : 100 os. = 3 800 zł /Opłata rejestracyjna

Jednocześnie okazało się, że zarząd instytucji zlecającej konferencję oczekuje zysku w wysokości 60 000 PLN  ( 380 000 + 60 000 ) : 100 os.= 4 400 PLN /OR

Czy potencjalni uczestnicy zaakceptują taką wysokość opłaty rejestracyjnej?
Co możemy zrobić nie rezygnując z pomysłu realizacji konferencji?
1.Zwiększyć liczbę uczestników ?
2.Znaleźć sponsorów ?
3.Zmniejszyć koszty  /zarówno stałe jak i zmienne/ ?

PODSUMOWANIE.

Wybór kierunku działań zależy od indywidualnej sytuacji. Niekiedy bywa tak, że atrakcyjność konferencji jest tak wysoka dla uczestników, że zapłacą każdą cenę. Czego Redakcja Confero życzy wszystkim organizatorom konferencji.