Jak współpracować z firmami zajmującymi się techniczną obsługą imprez?

Wydajesz fortunę na zorganizowanie super-imprezy, zamówienie bogatych dekoracji, telebimy, nagłośnienie, światło a także przyrządzenie pysznych potraw ? w trakcie następuje awaria prądu a impreza finalnie się nie udaje?

Zespół techników może być autorem sukcesu lub porażki twojej imprezy. Firmy zajmujące się audio-wizualną obsługą imprez bardzo często podkreślają fakt, że organizatorzy imprezy nie przekazują wszystkich informacji niezbędnych dla zespołu technicznego, aby ten mógł wykonać swoją robotę tak jak tego oczekują. Nauczony doświadczeniem chciałem przekazać kilka wskazówek jak uniknąć takich wpadek:

1. Nie miej tajemnic
Sprzęt i technicy nie zadziałają sprawnie, jeśli organizator zatai informacje. Organizatorzy boją się, że ktoś ukradnie im pomysł. Prawda jest jednak taka, że im więcej informacji posiadamy, tym lepiej wykonamy pracę i tym lepszą cenę możemy zaoferować. Firmy zajmujące się techniczną obsługą imprez z reguły nie są agencjami, zajmują się swoją działką, która jest na tyle rozbudowana i skomplikowana, że raczej nikt nie będzie sobie brał na bary ?oferowania kotleta? i jeszcze spinania wszystkiego razem.

Niebezpieczeństwo związane z tym, że organizatorzy chcą osiągnąć efekt zaskoczenia w trakcie imprezy sprowadza się do tego, że mogą zaskoczyć nie tych ludzi co trzeba. Fajnie jest zaskoczyć klienta, ale nie zaskakuj swojego dostawcy. Wywołasz katastrofę, jeśli o użyciu confetti poinformujesz wszystkich z wyjątkiem kelnerów.

Za przykład weźmy ekskluzywną imprezę dobroczynną, jaka odbyła się niedawno w Warszawie. Klient wynajął kilku niezależnych podwykonawców i zupełnie nie skoordynował ich działań. Na miejscu okazało się, że są agregaty, brak jednak okablowania które miała dostarczyć firma od światła ? tyle że nikt ich o tym nie uprzedził. Oczywiście wszyscy się zarzekali że ?było mówione? ale jak zwykle nikt nie pofatygował się podsumować tych ustaleń pisemnie. Skutek był taki, że w wieczór przyjęcia zarówno agencja jak i klient był totalnie wyczerpany poświęcając na przygotowania wiele dodatkowych godzin, za które musiał też dodatkowo zapłacić. Takie wpadki całe szczęście zdarzają się coraz rzadziej i z reguły nie występują wśród firmy które na co dzień zajmują się organizacją eventów ? oni po prostu mają już doświadczenie, którego nie da się nabyć w ciągu jednego dnia.

2. Zaangażuj podwykonawców odpowiednio wcześniej
Im szybciej wchodzimy do gry, tym lepiej. Naszym klientom pomagamy w wyborze technologii zastosowania sprzętu (nie zawsze najdroższej), budowaniu programu, zarządzaniu obrazem, prezentacjami i wszystkiego w kwestii oprawy widowiska oraz późniejszej produkcji filmu z tego wydarzenia ? wszystko w celu zapewnienia spójnego i wyraźnego przekazu. Dla przykładu na ostatnim zjeździe menadżerów Grupy TP użyto 32 plazmy zgrupowane w 3 niezależne podsystemy, duży telebim o powierzchni prawie 30m2, wszystko było przymocowane do konstrukcji oświetleniowych. Zaplanowanie takiej instalacji często wymaga współpracy nie tylko pomiędzy agencją a ?Nami? ale także pomiędzy pozostałymi dostawcami ? konstrukcje mają określoną nośność, 5 plazm waży prawie 200 kg a to już jest istotna informacja dla oświetleniowców czy i gdzie możemy je zamocować.
Niejednokrotnie się zdarzało, że klienci na ślepo zamawiali u nas ekran o wymiarach 4x3m choć pomieszczenie miało wysokość 2,6m, jakież było zdziwienie podczas instalacji. W końcu wyposażyliśmy się w  ekrany ramowe gdzie w ciągu 5 minut możemy zmienić wielkość ekranu na mniejszy lub większy, bez konieczności podróżowania do magazynu.

Rozpoczęcie prac związanych z imprezą odpowiednio wcześniej oznacza, że grupa techników może przygotowywać najbardziej efektywny i efektowny program. W ten sposób zdążymy odrobić pracę domową. Uznajemy, że punktem wyjściowym jest praca na podstawie rysunków koncepcyjnych i w oparciu o wiedzę wyniesioną ze spotkań poświęconych logistyce, harmonogramom, przerwom na posiłek, itp. ? to wszystko należy ustalić zanim pojawimy się na miejscu. Nie wyobrażam sobie, że załadujemy całą ciężarówkę sprzętu, a o jego wykorzystaniu zadecydujemy na miejscu.
Oczywiście bardzo często sami organizatorzy mają za mało czasu, ponieważ klienci decydują się w ostatniej chwili a okresy od decyzji do imprezy są coraz krótsze?.przez co coraz częściej się zdarza, że dostawiamy jeszcze dwie plazmy bo klient uznał, że zamówione 4 to za mało.

3. Poszczególne elementy traktuj jako część całości
Firmy w przeciwieństwie do wyspecjalizowanych agencji eventowych bardzo często sprowadzają techniczną stronę imprezy do roli drugoplanowej. Jeśli jakiś element jest dla nich tylko częścią, którego nie trzeba do niczego dopasowywać, w rezultacie otrzymują efekt końcowy niskiej jakości. Wiedzą natomiast o tym agencje eventowe, które z reguły mają większe doświadczenie, raczej nie zdarzają się poważne wpadki, oczywiście poza wypadkami losowymi. Tu częściej zaskakują ich sami klienci, którzy oczekują czasem rzeczy niemożliwych do zrobienia na 30 min przed rozpoczęciem imprezy. W brew pozorom  takie życzenia też staramy się spełniać, choć nie zawsze jest to możliwe.

Osoba planująca imprezę musi zdać sobie sprawę, że za oprawę techniczną nie wystarczy zapłacić, jest ona integralną częścią wydarzenia, a ekipa techników powinna być docenianym partnerem, który występuje zarówno w roli projektanta technicznego jak i producenta całości imprezy.

Należy zachować ostrożność w kwestii budżetu i ustalania priorytetów. Po co wydawać 20.000 złotych na ścianę diodową i olśniewające video na otwarcie, skoro w budżecie zostanie zaledwie kilkaset złotych na playback z VHS-u!. A tak właśnie bardzo często to wygląda, klient końcowy jest niezadowolony a dostawcę sprzętu, wini się za jego niedostateczną jakość.

4. Pamiętaj, że wielkie imprezy to wielkie potrzeby
Do nagminnych błędów wielu niedoświadczonych organizatorów imprez należy niebranie pod uwagę wpływu jaki impreza może mieć na lokalizację, w której się odbywa, oraz na harmonogramy. Zapisy w kontrakcie znanej kapeli mogą przewidywać rozstawienie sprzętu i głównego nagłośnienia na scenie pokaźnych rozmiarów. Poza tym, próby dźwiękowe zespołów powinny odbywać się w dniu występu, co może okazać się trudne do wykonania z powodu natłoku prób generalnych przewidzianych na ten dzień w tej samej sali. I w końcu trzeba sobie zdać sprawę że rozstawienie telebimu diodowego nie zajmuje 10 minut, podobnie jak jego demontaż. Dla przykładu ostatni zjazd pracowników firmy CARLSBERG odbywający się w Hali Torwaru w Warszawie to przygotowania i próby trwające prawie 2 doby, 4 sceny, 8 telebimów, kilkadziesiąt źródeł światła i 4 niezależne systemy nagłośnieniowe?.to są naprawdę ogromne i skomplikowane logistycznie przedsięwzięcia.

5. Poszukuj nowatorskich rozwiązań
Organizatorzy imprez coraz bardziej obawiają się znudzenia publiczności. Wszyscy to znamy, klientów coraz trudniej zadziwić dlatego musimy robić jeszcze więcej, być jeszcze bardziej kreatywni, bo tylko ryzykując więcej, masz szansę więcej wygrać. O ile trudno dziś zachwycić pokazem laserowym, który wszyscy już widzieli kilka razy czy wykwintnym jedzeniem, które z reguły jemy po ?kilku głębszych?, taką szansę dają odpowiednio stosowane  technologie video. Nie sprowadzajmy jednak słowa ?video? do jednego projektora , którego firmy nie chcą wypożyczać bo mają swojego ?jamnika? i widzą w tym oszczędność. Video, to techniki realizacji obrazu, animacje, wizualizacje, wirtualne postacie, dmuchane kule projekcyjne, różnej maści ekrany i kurtyny diodowe a także systemy realizacji w czasie rzeczywistym i w końcu zgranie tego wszystkiego co do sekundy. Coraz częściej stosuje się też bezprzewodowe systemy do głosowania aby włączyć uczestników do aktywnej zabawy.

6. Pamiętaj o przekazie
Trzymaj się jasno określonej wizji przekazu, który ma dotrzeć do widowni. Jeżeli zrozumiesz ten element i przekażesz go wszystkim zaangażowanym w planowanie to zrobiłeś już pierwszy krok na drodze do sukcesu. Jeżeli przekaz zrozumie agencja potem firma odpowiedzialna za stronę audiowizualną to być może będzie w stanie znaleźć kreatywny sposób oddania go zaproszonej ?grupie docelowej?.

Autorem artykułu jest Rafał Modrzycki twórca bloga Event NEWS związany od wielu lat z branżą eventową, a dokładniej obsługą audio-wizualną imprez. Obsługiwał i nadzorował setki eventów pracując z wieloma ludźmi i agencjami eventowymi w Polsce i za granicą. Na jego koncie są setki niesamowitych wydarzeń od konferencji po programy telewizyjne i road shows.

www.aram.pl