Firmy organizujące konferencje, eventy czy szkolenia potrzebują nowoczesnego i zaawansowanego sprzętu audiowizualnego na potrzeby organizacji swoich projektów. Na naszym rynku wybór tego rodzaju sprzętu jest duży, problem polega jednak na sposobie jego pozyskania, a więc finansowaniu. Z pozoru najłatwiejszym rozwiązaniem wydaje się kupno. Kto jednak jest w stanie pozwolić sobie na przeznaczenie 100 tysięcy złotych na zakup odpowiednich urządzeń, które będziemy wykorzystywać raptem przez kilka dni.
Mniejsze firmy specjalizujące się w organizacji eventów czy konferencji, które stanowią większość na rynku tego typu usług, chcąc wejść w posiadanie urządzeń na własność zmuszone są na wzięcie kredytu lub leasing. Z kredytem, mogą mieć problemy firmy rozpoczynające działalność, ponieważ bez historii rachunku bankowego ubieganie się o kredyt staje się praktycznie niemożliwe. Leasing pozwala na minimalizację kosztów początkowych i pomaga w ominięciu wysokich wymagań formalnych. Alternatywą może okazać się, coraz bardziej popularny wynajem sprzętu pod organizację konkretnych eventów.
Zakup sprzętu to rozwiązanie najtańsze i z pozoru najprostsze, dostępne jednak dla firm, które dysponują dużym kapitałem i są w stanie sfinansować zakup sprzętu z własnych środków. Małe i średnie firmy, które nie dysponują płynnością finansową a chcą wejść w posiadanie sprzętu audiowizualnego, muszą zdecydować się na kredyt lub leasing.
Leasing sprzętu jest rozwiązaniem wybieranym przez stosunkowo niewielką liczbę osób (2% klientów decyduje się na to rozwiązanie). Mimo iż w porównaniu z kupnem jest rozwiązaniem droższym, to biorąc pod uwagę możliwości jego spłaty jest dużo bardziej elastyczny i umożliwia kształtowanie wielkości podstawy opodatkowania oraz nie obciąża zdolności kredytowych firmy. Niewątpliwym atutem są również prostsze wymagania formalne niż przy ubieganiu się o kredyt, łatwość rozliczeń księgowych oraz uzyskanie faktury za leasingowany sprzęt, która jest kosztem uzyskania przychodu, pomniejszającą podstawę opodatkowania.
Wadami tego typu rozwiązania jest wyższa o mniej więcej 15% całkowita cena zakupionego sprzętu i uzyskanie go na własność po spłacie wszystkich rat czyli średnio po 2 latach. Leasing urządzeń elektronicznych jeżeli chodzi np. o komputery, ekrany plazmowe itp. nie do końca jest rozwiązaniem trafionym z uwagi na szybkie starzenie się tego rodzaju urządzeń, spowodowanym bardzo szybkim rozwojem technologicznym. Po zakończeniu umowy leasingu pozostaje zatem problem utylizacji sprzętu, który przeszedł w nasze posiadanie, a którego wartość spadła mniej więcej o 50%. W przypadku urządzeń służących np. do nagłośnienia czy oświetlenia, sytuacja przedstawia się lepiej, gdyż z reguły nie potrzeba go tak dużo i nie starzeje się on tak szybko jak np. sprzęt IT.
Wynajem to rozwiązanie cały czas mało popularne, które może kojarzyć się z wysokimi kosztami i niską efektywnością (brak odpowiedniego sprzętu lub jego odpowiedniej ilości). Rzeczywistość jednak wygląda nieco inaczej. Na rynku polskim od pewnego czasu usługi wynajmu zdobywają coraz większe uznanie. Związane jest to z pojawieniem się firm, które specjalizują się w tego typu rozwiązaniach, nawet o zasięgu globalnym (Livingston). Ta forma pozyskiwania sprzętu jest już bardzo popularna na zachodzie i stanowi alternatywę dla zakupu. Korzyści wynikające z wynajmu to dostęp do najnowszych urządzeń w bardzo krótkim czasie nawet w ciągu 24 h, duża elastyczność spowodowana brakiem sztywnych wymagań formalnych i zapisów umowy, które obowiązują przy leasingu. Przewaga usług wynajmu to również elastyczność związana doborem odpowiedniego sprzętu i jego dostępności nawet w dużych ilościach, która w przypadku większych firm nie stanowi większego problemu. Dobrym przykładem jest np. wynajem 900 urządzeń do prezentacji (ekrany plazmowe, komputery etc.), na potrzeby organizacji międzynarodowej konferencji CeBit przez firmę Livingston.
„Firma Livingston zapewnia możliwość wymiany sprzętu na nowszy w trakcie trwania umowy wynajmu, oraz wydłużenie lub skrócenie okresu trwania wynajmu z korzyścią dla obu stron biorących udział w transakcji” – mówi Marek Straszak odpowiedzialny za rozwój firmy Livingston w Polsce.Pozyskanie sprzętu informatycznego na potrzeby konferencji na zasadach wynajmu z reguły możliwa jest na okres od 1 dnia do 12 miesięcy, ale z racji krótkiego okresu trwania eventów standardowym terminem jest kilka dni lub tygodni. Dłuższy okres wynajmu jest również możliwy, ale naturalnie staje się mniej opłacalny. Korzyści wynikające z wynajmu to również oferowane przez niektóre firmy wsparcie techniczne, przy dowozie, montażu i demontażu sprzętu. Wynajem sprzętu dla organizatorów imprez i konferencji stanowi ciekawą alternatywę. W przypadku eventu, sprzęt informatyczny i audiowizualny jest użytkowany do kilku dni. Stąd zakup infrastruktury technicznej jest nieuzasadniony zarówno z punktu widzenia kosztów jak i logistyki.
Przykładowe koszty związane z pozyskaniem sprzętu IT.
Wartość sprzętu 100 000,00
Kupno – 100 000,00
Leasing – 115 000,00
Wynajem – 33 600,00 na 6 miesięcy
10 ekranów plazmowych 42 calowych na okres 3 dni
Kupno 30 000,00 zł
Leasing 34 500,00 zł
Wynajem 3 700,00 zł
10 laptopów na okres 3 dni
Kupno – 35 000,00 zł
Leasing – 35 250,00 zł
Wynajem – 1 500,00 zł
2 projektory multimedialne
Kupno – 4 000,00 zł
Leasing – 4 600,00 zł
Wynajem – 600 zł
*Przykładowe ceny wynajmu zaczerpnięte z cennika firmy Livingston.
Autorem artykułu jest
Marek Straszak odpowiedzialny za rozwój w Polsce firmy Livingston, europejskiego lidera wynajmu sprzętu IT. Oferta firmy obejmuje komputery osobiste i stacjonarne, serwery, macierze dyskowe a także projektory, ekrany, mediakioski oraz inne urządzenia potrzebne do organizacji zarówno małych projektów, jak i dużych konferencji i przedsięwzięć obejmujących kilka tysięcy osób.
www.livingston.pl 
Kalkulator powierzchni
