Oferta Kontakt
nie zalogowano

Poradnik organizatora

Najlepsza Agencja Eventowa i jak ją znaleźć?

W poprzednim materiale radziliśmy jak napisać skuteczny brief eventowy
Jakie informacje powinny być w nim zawarte, o czym warto w nim wspomnieć etc.

Jednak przygotowanie briefu to dopiero początek drogi do udanego eventu. Pora zastanowić się, jakim firmom go przekazać.
Komu powierzyć organizację planowanej imprezy?

Jedno jest pewne, rozsyłanie briefu do wszystkich znalezionych w internecie agencji, nie jest dobrą metodą. Z doświadczenia wiemy, że jest to dość popularny proceder, który w założeniu ma zapewne uzyskanie najlepszych warunków. Niestety samo kryterium ceny jest niezwykle ryzykowne.

Dodatkowo, proces wyboru agencji wydłuża się, a spotkania ciągną tygodniami.

Do kogo zatem wysłać zapytanie? Oczywiście do Najlepszych Agencji Eventowych. Ale jak je znaleźć?

Idealnym rozwiązaniem jest przesłanie briefu eventowego do 3-5 agencji. Agencji z dobrą opinią, albo tych z polecenia. Możecie również sami zrobić wstępną selekcję.

Obejrzyjcie dotychczasowe dokonania agencji. Zajrzyjcie nie tylko na stronę internetową ale również na portale społecznościowe. Zwróćcie uwagę czy dana agencja należy do którejś z działających w Polsce organizacji branżowych (np. Meeting Professionals International, Stowarzyszenie Branży Eventowej, Klub Agencji Eventowych)

Przychodzi dzień rozesłania briefa i już od tego momentu możecie oceniać agencje i "po czynach je poznacie" :)

Czy agencja potwierdziła otrzymanie zapytania? Czy wyraziła chęć uczestnictwa w konkursie?
Ważne jest jak szybko nastąpił kontakt, bo to może Wam dużo powiedzieć o sposobie pracy danej firmy.

Jesteśmy pewni, że zaangażowana agencja zadzwoni i doprecyzuje informacje zawarte w briefie. Krótka, rzeczowa rozmowa telefoniczna, która poza celem głównym, będzie miała ten dodatkowy :)

Jaki?
Otóż agencja będzie chciała wybadać czy nie jest np. jedną z 20 zaofertowanych. Niektóre agencje w ogóle nie startują w takich gonitwach.
Zdarzają się oferty "na podkładkę" (gdy procedura w firmie wymaga minimum 3 oferentów. Dla korporacyjnego spokoju takie oferty się zbiera, a wybiera swoją ulubioną agencję)
albo "do negocjacji" (firma ma już pełną ofertę od agencji eventowej, dochodzi do negocjacji cenowych i pojawia się potrzeba porównania cen)

Prawdziwy sprawdzian, to już oczywiście sama oferta.

Agencje, które "wiedzą co w trawie piszczy" przygotują ją kompleksowo. Będzie zawierała opis wybranego miejsca (bądź propozycje kilku). Znajdą się w niej wszystkie elementy wydarzenia, zaczynając od projektów zaproszeń i identyfikatorów, na gadżetach kończąc.

Dobre agencje przygotują wizualizację finalnego wyglądu sceny/sali/obiektu. Całość oczywiście zostanie skosztorysowana!

Dobrze, jeśli uda Wam się spotkać z przedstawicielami agencji by sami zaprezentowali przygotowany materiał. To idealny czas na sprawdzenie tego, czego nie widać w mailach i power pointach!

Zwróćcie uwagę czy agencja stawiła się na czas, czy byli przygotowani i co najważniejsze-czy udało Wam się złapać nić porozumienia. Bo to właśnie z tymi ludźmi będziecie współtworzyć Wasz event. To im powierzycie swoje pieniądze i nierzadko reputację firmy.

Wybraliście Najlepszą Agencję Eventową :) ? Teraz przed Wami prawdziwy sprawdzian współpracy. Ale jeśli wybraliście Agencję Eventową przez wielkie "A", to tak naprawdę nie poczujecie trudów organizacji eventu. Agencja weźmie to na siebie. Wy otrzymacie profesjonalnie zorganizowaną, zapiętą na ostatni guzik imprezę i...rachunek! :)

 

Wyszukaj na skróty

Obiekty w największych miastach:

Warszawa (210) Kraków (148) Trójmiasto (97) Poznań (95) Wrocław (76) Gdańsk (57) Zakopane (44) Lublin (43) Łódź (43) Katowice (35) Bydgoszcz (27) Szczecin (26)

Makroregiony:

centrum (860) południe (831) północ (510) zachód (299) wschód (228)

Konferencje według miast:

Lublin  (12) Wrocław  (5) Poznań  (2) Warszawa  (2) Zakopane  (1) Katowice  (1)

Konferencje według kategorii:

edukacyjna  (8) zarządzanie   (6) medycyna  (4) sprzedaż  (2) rozwój osobisty  (1) ekologia  (1) marketing  (1)

Usługi według kategorii:

Rekreacja i sport  (92) Obsługa techniczna  (70) Personel  (63) Rozrywka  (55) Wyposażenie wnętrz i plenerów  (54) Transport  (39) Muzyka  (31) Atrakcje lokalne  (28) Organizatorzy  (28) Catering  (23) Gadżety  (6) Szkolenia  (4) Internet  (4) Inne  (3)

Pakiety promocyjne według miast:

Darłówko Zachodnie  (25) Szczyrk  (19) Świeradów Zdrój  (16) Białowieża  (15) Trojanów  (15) Warszawa  (14) Murzasichle  (14) Kołobrzeg  (12) Poznań  (11) Kudowa Zdrój  (11) Ustka  (10) Kromerowo  (10) Mielno  (10) Powidz  (10) Konin/ Licheń Stary  (10) Stryszawa  (9) Serock  (9) Zalesie  (9) Żelechów  (8) Gdynia/Rumia  (8) Kazimierz Dolny  (8) Białka Tatrzańska  (8) Szczawnica  (7) Krynica-Zdrój  (7) Opalenica  (7) Bronisławów  (6) Gniew  (6) Srebrna Góra  (6) Radziejowice  (6) Łódź  (6) Gietrzwałd  (6) Spała  (6) Andrychów  (6) Cisiec/k. Węgierska Górka  (5) Piwniczna Zdrój  (5) Smardzewice  (5) Kraków  (5) Słubice  (5) Wieliczka  (4) Jedwabno  (4) Rawa Mazowiecka  (4) Zakopane  (4) Dźwirzyno  (3) Trzcianka  (3) Prusim  (3) Stopnica  (3) Ciechocinek  (3) Starachowice  (3) Konstancin-Jeziorna  (3) Nowe Brzesko  (3) Gdynia  (3) Kędzierzyn-Koźle  (2) Siedlec  (2) Turzno k. Torunia  (2) Zegrze  (2) Jastrzębia Góra  (2) Boszkowo-Letnisko  (2) Stare Sady  (2) Gdańsk  (2) Mrągowo  (2) Władysławowo  (2) Katowice  (1) Gdańsk Sobieszewo  (1) Bydgoszcz  (1) Sopot  (1) Chlewiska  (1) Kielce  (1) Kobylnica  (1) Wrocław  (1) Nekla  (1) Baranów Sandomierski  (1) Łąkomin  (1) Giżycko  (1) Unieście  (1) Toruń  (1)